Política de tratamiento de datos personales

El objetivo de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) es establecer los términos y condiciones con los cuales WB trata los datos personales de personas naturales, especialmente de las personas que utilizan sus servicios. WB, comprometida con el respeto al derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que ha recogido sobre ellas en bases de datos y archivos, con la seguridad y privacidad de la información que contenga datos personales y en cumplimiento de lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales» y su Decreto reglamentario (Decreto 1377 de 2013, compilado en el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015), dispone públicamente la presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “PTDP”) para que cualquier persona conozca los procesos y estándares que WB ha implementado en materia de protección de datos personales.

DEFINICIONES

Sin perjuicio de las demás definiciones que se encuentren en la presente PTDP, de conformidad con la normatividad vigente, se tendrán las siguientes definiciones:

• • “Autorización”: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que WB lleve a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, que podrá solicitarse a través de diferentes mecanismos y medio técnicos y podrá ser (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas.
  • “Aviso de Privacidad”: comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la PTDP, la forma de acceder a la PTDP y las finalidades del Tratamiento que WB dará a los Datos Personales, publicada en los Canales de Atención.
  • “Base de Datos”: conjunto organizado de Datos Personales que objeto de Tratamiento por parte de WB.
  • “Dato Personal”: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • “Dato Público”: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los Datos Públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • “Datos Sensibles”: aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • “Encargado del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • “Responsable del Tratamiento”: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales, para efectos de la PTDP, al referirse a al Responsable del Tratamiento, se referirá a WB.
  • “Titular”: persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
  • “Transferencia”: la transferencia tendrá lugar cuando el Responsable del Tratamiento y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, envíe la información o los Datos personales a un receptor, que a su vez sea Responsable del Tratamiento y se encuentre dentro o fuera del país.
  • “Transmisión”: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • “Tratamiento”: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión que se realizará únicamente para las finalidades que se establecen en la presente PTDP previa Autorización del Titular.

IDENTIFICACIÓN DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

WB adopta la PTDP con el fin de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los Titulares en el Tratamiento de Datos Personales. La información de WB es la siguiente:

Nombre o Razón Social: WILMAR ORLANDO BARBOSA ROZO

N.I.T.: 80.852.562

Domicilio Principal: CALLE 40 Nro. 12-45

Teléfono: 3027516545

Correo electrónico: it@wilmarbarbosa.com

INFORMACIÓN GENERAL

WB, es respetuoso de los Datos Personales e información que le suministran los Titulares. De acuerdo con lo establecido en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En la presente PTDP, se establecen las finalidades, medidas y procedimientos establecidos para el Tratamiento de Datos Personales por parte de WB en el desarrollo de sus actividades comerciales y operativas, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir y en general hacer valer sus derechos como Titulares de Datos Personales.

La aplicación de la presente PTDP abarca todos los Datos Personales que WB trata en desarrollo de sus actividades, incluyendo la atención de pacientes y clientes, la contratación de personal, la vinculación de proveedores, entre otros. Así mismo, para permitir que los Titulares accedan a los servicios ofrecidos, WB podrá solicitar información de carácter obligatorio cuya entrega condicionará la prestación de los servicios de manera adecuada.

WB, hará su mejor esfuerzo profesional por mantener bajo adecuados estándares de calidad, de protección y seguridad de la información, todos los Datos Personales que reciba de los Titulares, especialmente los Datos Sensibles. Así mismo, propenderá por garantizar que los Datos Personales y/o Datos Sensibles recolectados tengan la protección técnica y jurídica necesaria para garantizar su seguridad, integralidad, acceso y confidencialidad. Los Titulares autorizan expresamente a WB para que almacene sus Datos Personales y/o Datos Sensibles (cuya entrega es de carácter facultativo) de la forma que considere más indicada y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los Datos Personales de acuerdo con los estándares normales y razonables aplicables a prestadores de servicios como los que presta WILMAR BARBOSA.

DERECHOS QUE LES ASISTEN A LOS TITULARES

Son derechos de los Titulares:

• Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales y Datos Sensibles frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen y regulen en Tratamiento de Datos Personales.

AUTORIZACIÓN

Mediante el suministro voluntario de sus Datos Personales y/o Datos Sensibles en la forma señalada en la presente PTDP y en la Autorización expresa y previa, los Titulares autorizan expresa o inequívocamente a WILMAR BARBOSA para recolectar sus Datos Personales y Datos Sensibles y cualquier otra información que suministren, así como para realizar el Tratamiento sobre sus Datos Personales, de conformidad con esta PTDP y la normatividad vigente sobre la materia. La Autorización de los Titulares para el tratamiento de sus Datos Personales será otorgada por: a) el Titular, quien deberá acreditar su identidad a través de los medios en los que WILMAR BARBOSA se lo solicite; b) los causahabientes o tutores del Titular, quienes deberán acreditar su calidad como causahabientes del Titular; c) el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento (en estos casos, deberá contactarse con el Área Encargada); y d) otro a favor o para el cual el Titular hubiere estipulado.

WILMAR BARBOSA solo tratará, usará, procesará o circulará los Datos Personales, Datos Sensibles y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados expresamente por los Titulares, en esta PTDP o en las leyes vigentes. Los Titulares autorizan de manera expresa a WILMAR BARBOSA para la recolección, uso y circulación de sus Datos Personales y otra información para los propósitos establecidos en la presente PTDP.

TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES Y DATOS SENSIBLES

WILMAR BARBOSA llevará a cabo el Tratamiento de Datos Personales en desarrollo de su objeto social y su actividad, dentro de las cuales se encuentran las siguientes finalidades: (a) Recopilar, consolidar y actualizar información de los clientes en desarrollo de su objeto y actividades económicas; (b) Realizar acciones de difusión, comunicación, mercadeo y publicidad sobre las actividades propias del objeto y actividades de WILMAR BARBOSA; (c) Enviar información de eventos y actividades relacionadas con el objeto social de WILMAR BARBOSA; (d) Realizar encuestas con el fin de medir la calidad e impacto de las actividades de WILMAR BARBOSA, y para fines estadísticos y demográficos; (e) Evaluar aspirantes a cargos de WILMAR BARBOSA; (f) Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las obligaciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de WILMAR BARBOSA; (g) Realizar el registro en los sistemas de información, software, bases de datos o archivos de WILMAR BARBOSA en desarrollo de sus actividades; (h) Dar respuesta a requerimientos judiciales y administrativos o en cumplimiento de mandatos legales; (i) ya sea directamente o a través de terceros: consultar, levar a cabo trámites administrativos, enviar información comercial, solicitar diligenciamiento de encuestas, recolectar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, contactar, encuestar, compilar, intercambiar, publicar, auditar, actualizar y/o disponer de los Datos Personales que los Titulares suministren para incorporarlos en las distintas Bases de Datos de WILMAR BARBOSA.       

Toda actividad que adelante WILMAR BARBOSA y que implique el Tratamiento de Datos Personales se adelantará en el desarrollo de su objeto social o en virtud de las finalidades que sean expresamente autorizadas por los Titulares, podrá abarcar desde información relativa al nombre y correo electrónico, hasta información acerca de información financiera o información académica o profesional. Los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, dentro de los cuales podrán además encontrarse información profesional o académica y la imagen, tienen como finalidad y propósito lo establecido en la presente PTDP y de acuerdo con las finalidades Autorizadas en cada caso.

Los Datos Personales suministrados podrán ser usados, procesados, transferidos y/o transmitidos en el país o fuera del país, incluso con terceros ubicados en países que no proporcionen similares niveles de protección que WILMAR BARBOSA, para que estos se incorporen en distintos archivos, Bases de Datos y/o medios conocidos o por conocerse. El tratamiento de los Datos Personales se realizará aplicando de manera armónica e integral los siguientes principios:    

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento.
b) Principio de finalidad.
c) Principio de libertad.
d) Principio de veracidad o calidad.
e) Principio de transparencia.
f) Principio de acceso y circulación restringida.
g) Principio de seguridad.
h) Principio de confidencialidad.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

WILMAR BARBOSA informa que los Datos Personales recolectados, serán Tratados para las finalidades relacionadas con el cumplimiento de su objeto social y las actividades que adelanta, en relación con la prestación de servicios financieros.

Así mismo, se podrá llevar el tratamiento para las siguientes finalidades: (i) el desarrollo del objeto social de WILMAR BARBOSA; (ii) el desarrollo de relación pre-contractual, contractual y pos-contractual con los Titulares; (iii) Procesar sus transacciones realizadas con instrumentos de pago, mantener el soporte de las operaciones, seguimiento de incidentes y cumplimiento de obligaciones; (iv) Proporcionar información en relación con productos, servicios y promociones; (v) ) transferir o transmitir a empresas vinculadas, filiales, subsidiarias y terceros aliados comerciales y los aliados de estos que requieran la información para finalidades incluidas en esta Política de Tratamiento de Datos Personales; (vi) enviar a través de cualquier medio de comunicación conocido o por conocerse, información publicitaria, promocional y de mercadeo propia, de sus vinculadas, filiales, subsidiarias, de terceros aliados comerciales o de los aliados de estos; (vii) gestionar trámites relacionados con consultas, reclamos o solicitudes; (viii) transferir y/o transmitir nacional o internacionalmente a terceros en virtud de un contrato, la Ley o cualquier relación jurídica que así lo requiera y para implementar servicios de almacenamiento o computación en la “nube”; (ix) Contratar personas jurídicas y naturales, y realizar cualquier acuerdo, convenio o alianza en el desarrollo del objeto y funciones de WILMAR BARBOSA; Las demás que sean propias de cada tipo de Base de Datos que sean necesarias para el cumplimiento de su objeto;

De manera específica, según la relación con cada Titular, WILMAR BARBOSA podrá adelantar el Tratamiento para las finalidades que se enuncian a continuación, sin perjuicio de que se adelante el Tratamiento para finalidades que sean expresamente informadas al momento de solicitar la Autorización.

Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como cliente de los programas ofrecidos por WILMAR BARBOSA, serán tratados con las finalidades de:
Recopilar, consolidar y actualizar información de los clientes de WILMAR BARBOSA, en desarrollo de su objeto;
Realizar procedimientos administrativos internos con el fin de dar cumplimento al objeto contractual;
Enviar información y notificaciones a través de los canales establecidos por WILMAR BARBOSA y sus aliados;
Enviar información relacionada con campañas de mercadeo de salud visual por los canales de WILMAR BARBOSA y sus aliados;
Gestionar tramites, peticiones, quejas, reclamos y solicitudes;
Realizar invitación a eventos y campañas organizadas por WILMAR BARBOSA;
Enviar información y notificación a través de los canales establecidos por WILMAR BARBOSA y sus aliados;
Transferir y/o Transmitir los Datos Personales a terceros con quienes medie un convenio y/o contrato para dar cumplimiento al mismo
Llevar un registro histórico de la información, con fines de satisfacción al usuario desarrollando análisis sobre los intereses y necesidades; brindando de esta manera un mejor servicio;
Para fines comerciales, fiscales y judiciales cuando sea el caso.
Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como proveedor y/o acreedor de WILMAR BARBOSA, serán tratados con las finalidades de:
Realizar análisis, evaluaciones y selección de proveedores y/o contratistas potenciales;
Comunicar políticas y procedimientos para la vinculación de proveedores;
Adelantar el análisis de información sobre calidad y niveles de servicio recibidos de los proveedores;
adelantar el control y pagos por bienes y servicios recibidos;
Adelantar labores de monitoreo, control y registro contable de las obligaciones contraídas con proveedores;
Adelantar consultas, auditorías y revisiones derivadas de los acuerdos con los proveedores y/o contratistas;
Controlar y prevenir el fraude en cualquiera de sus modalidades;
Realizar los contratos, convenios y las órdenes de pedido.
Realizar los respectivos pagos o aportes de los contratistas, proveedores o aliados;
Consultar la información en listas de lavados de activos.
Los Datos Personales solicitados en el registro para su vinculación como candidatos y/o colaboradores de WILMAR BARBOSA, serán tratados con las finalidades de:
Evaluar aspirantes a cargos de WILMAR BARBOSA durante su proceso de selección;
Recopilar, consolidar y actualizar información de sus trabajadores, con el fin de realizar actividades en cumplimiento de las funciones propias de la dependencia de recursos humanos al interior de WILMAR BARBOSA;
Dar cumplimiento a las actividades relacionadas con la relación contractual que se establece entre WILMAR BARBOSA y los colaboradores y/o aspirantes;
Gestionar el pago y administración de nómina (salarios, prestaciones sociales legales y extralegales, beneficios, reembolsos, seguros, realizar las deducciones autorizadas por la ley, por autoridad judicial o por el colaborador);
Afiliar al Sistema General de Seguridad Social.
Asignar de los elementos de trabajo como son los equipos de comunicación y cómputo, puesto de trabajo, correo electrónico y demás que requiera por las particularidades del cargo;
Garantizar la seguridad y salud de los empleados;
Certificaciones laborales, campañas publicitarias por temas propios de la empresa;
Captar los datos sensibles del colaborador para el acceso y cumplimiento de sus obligaciones, así como por motivos de seguridad de WILMAR BARBOSA;
Control de asistencia en capacitaciones, registros fotográficos, videos, audios.
Gestionar trámites de incapacidad por enfermedad común, enfermedad laboral, accidentes de trabajo y licencias de maternidad.
Control ingreso del Titular de la información para control ante situaciones de salud pública en el marco de la pandemia por COVID 19 (este punto se maneja aquí diligenciado la lista de control de lavado de manos y reporte individual de condiciones de salud) seguimos en emergencia sanitaria.
Los Datos Personales solicitados a los socios de WILMAR BARBOSA, serán tratados con las finalidades de:
Efectuar el pago de utilidades
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.
Contactos
Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

[INSERTAR] no verifica, ni asume la obligación de verificar la identidad de quien suministra sus Datos Personales o Datos Sensibles, como tampoco la vigencia, suficiencia y autenticidad de los Datos Personales o Datos Sensibles que éste proporcione sobre sí mismo, por tanto, WILMAR BARBOSA se excluye de cualquier responsabilidad por los daños y perjuicios de cualquier naturaleza que pudieran generarse por la falta de veracidad, vigencia, suficiencia o autenticidad de la información. Esto incluye los daños y perjuicios que puedan generarse por suplantación de la identidad de un tercero.

La presente PTDP aplica para cualquier registro de Datos Personales y Datos Sensibles realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual por los Titulares, para la prestación de cualquiera de los servicios por parte de WILMAR BARBOSA.

ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

WILMAR BARBOSA garantiza el ejercicio de los derechos de los Titulares. Estos derechos podrán ser ejercidos por:

El Titular, acreditando su identidad por los medios dispuestos por WILMAR BARBOSA
Los causahabientes del Titular, acreditando su calidad.
Por el representante o apoderado del Titular, acreditando su calidad.

La persona encargada será quien haga las veces de Oficial de Protección de Datos Personales. Los Titulares, sus causahabientes o terceros autorizados podrán presentar sus consultas, reclamos, peticiones de rectificación, actualización y supresión de sus Datos Personales o ejercer sus derechos:

Mediante el envío de comunicación escrita a la dirección: CRA 31 No. 37 – 06 de la ciudad de Villavicencio, Meta; o
Mediante correo electrónico a la dirección: opticadrmejia@hotmail.com

PROCESO DE RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE EJERCICIO DE DERECHOS

PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN

Remisión de solicitud al Oficial de Tratamiento de Datos Personales

Toda solicitud relacionada con el Tratamiento de Datos Personales debe ser remitida al Oficial para iniciar el trámite de acuerdo al tipo de solicitud.

Clasificación de la solicitud

Una vez recibida la solicitud, el Oficial clasifica si la misma se trata de una consulta o de un reclamo

Registro de solicitud

El oficial de Tratamiento de Datos Personales realiza el registro de la solicitud y deja constancia dentro de la Base de Datos del soporte documental de la solicitud.

PROCESO DE ATENCIÓN DE CONSULTAS

PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN

Trámite de solicitud

El Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el Titular. La respuesta debe emitirse en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Ampliación del término

Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que la respuesta a su solicitud se dará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes.

Respuesta a la Consulta

Remite la respuesta y deja constancia para el Registro Nacional de Bases de Datos.

PROCESO DE ATENCIÓN DE RECLAMOS
(Diagrama 3)

PROCEDIMIENTO

DESCRIPCIÓN

Verificación de la información

Se verifica que la información sea la requerida para gestionar el reclamo.

Información incompleta

Se indica al Titular los requisitos faltantes dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo, indicando que, de no dar respuesta en los próximos dos (2) meses, se entenderá desistida la solicitud.

Información completa

Si la solicitud reúne todos los requisitos se inicia el trámite de atención y se rotula el dato con la descripción de “RECLAMO EN TRÁMITE”.

Trámite de solicitud

Verificada la información, el Oficial de Protección de Datos Personales dará respuesta por el medio que se ha solicitado o a la dirección que ha indicado el titular. La respuesta debe emitirse en un término de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Ampliación del término

Se informa al Titular las razones por las cuales no es posible atender la solicitud dentro del término atrás señalado, indicándole al Titular que se amplía el plazo por ocho (8) días hábiles adicionales y se indica la fecha de respuesta. 

Respuesta al Reclamo

Remite la respuesta y deja constancia de la misma. Si procede el reclamo se cumple con lo solicitado por el Titular. Si no procede el reclamo se responde al solicitante con los argumentos.

SEGURIDAD DE USO Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

[INSERTAR] está comprometida con el correcto uso y Tratamiento de los Datos Personales contenidos en sus Bases de Datos y archivos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer, modificar, divulgar o destruir la información que allí reposa; para lo cual ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas que otorgan seguridad a las Bases de Datos y archivos de [INSERTAR], a través del Manual de Políticas y Procedimientos Internos para la Protección de Datos Personales.

PUBLICACIÓN Y VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente PTDP entrará en vigencia el día 31 de julio de 2023. Será publicada en la página web www.wilmarbarbosa.com y se mantendrá disponible en las instalaciones físicas de WILMAR BARBOSA.

TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO

Las bases de datos objeto de tratamiento por parte de WILMAR BARBOSA tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades establecidas en la presente PTDP y se conservarán mientras no se solicite su supresión por Titular y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

Sin perjuicio de los derechos constitucionales y las disposiciones legales y reglamentarias aplicables, en especial las contenidas en la Ley 1581 de 2012, y el Decreto 1377 de 2013, WILMAR BARBOSA podrá modificar en cualquier momento esta PTDP. Tales modificaciones serán informadas a los Titulares través de cualquier otro mecanismo de difusión dirigida o masiva no dirigida.

WILMAR BARBOSA se reserva el derecho de implementar la Política de Tratamiento de la Información Personal en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la a los Correos corporativos, en la carpeta Publica de WB.